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Comment la prise de RDV en ligne va transformer votre relation client

Comment la prise de RDV en ligne va transformer votre relation client

Publié le : 08/03/2021 08 mars mars 03 2021
Infographie

Contexte sanitaire oblige, en 2020 les avocats ont été amenés à dématérialiser leur relation client. Le recours à la prise de rendez-vous en ligne et à la visioconférence s’est massivement développé. Si chez les clients, le digital était déjà installé dans les pratiques, depuis la crise de Covid-19 les professionnels, quels qu’ils soient, ont dû généraliser l’utilisation d’outils numériques pour maintenir leur activité. Ces nouveaux usages représentent bien des avantages, pour les clients comme pour les cabinets.  

2020 ou l’accélération de la transformation digitale 

En 2020, 80 % des avocats ont privilégié les rendez-vous à distance avec les justiciables. Une telle configuration n’était pas imaginable auparavant, même si chez les clients, le digital était déjà ancré dans les usages. Cela représentait même une attente assez forte, avec l’exigence de pouvoir accéder à son avocat et à son dossier partout, et à tout moment. 

Compte tenu de la crise sanitaire et afin de maintenir le lien tant avec leurs clients que leurs collaborateurs, la quasi totalité des professionnels ont été contraints d'adopter de nouveaux modes de communication. Les avocats n’ont pas échappé à cette redéfinition des règles et ont dû se saisir d’une telle opportunité pour déployer de nouveaux outils comme la prise de rendez-vous en ligne et la visioconférence. Une chose est sûre, vos clients ne reviendront pas en arrière. L’appropriation des outils digitaux est désormais un acquis. Il sera très difficile de les faire revenir à des modes plus conventionnels. 

Prise de rendez-vous en ligne, visio : quels avantages ? 

    Pour les clients 

Pour les clients la prise de rendez-vous en ligne représente plus d’agilité, puisqu’elle leur permet de s’affranchir des contraintes physiques et temporelles liées à la prise de rendez-vous par téléphone : respecter les horaires d’ouvertures du cabinet, au risque d'être mis en attente du fait d'une surcharge d'appels. Dans les cabinets qui ont recours à la prise de rendez-vous en ligne, le constat est clair, 40% des RDV sont les samedi et dimanche, et le soir en semaine. En dehors, donc, des heures d’ouverture des cabinets d’avocats. 

La visioconférence offre également plus de liberté. L’avocat va pouvoir optimiser son temps. Il peut assurer le rendez-vous avec son avocat depuis son domicile, son lieu de travail, sans avoir à se déplacer au cabinet et perdre du temps dans les transports, sans le stress des trajets ou passer du temps dans une salle d’attente confinée. Le rendez-vous n’est donc plus une contrainte mais une opportunité d’avancer sur son dossier.

    Pour les avocats 

L’attractivité du cabinet  

Offrir ces outils en ligne, synonymes de gain de temps et de confort, peut s’avérer déterminant pour un prospect qui préférera un cabinet moderne et connecté à une structure où il devra prendre rendez-vous par téléphone et se déplacer pour assurer les consultations. 

Avec la prise de rendez-vous en ligne, vous permettez à vos clients un accès 24h/24 et 7j/7 à votre agenda et donnez de la visibilité sur vos disponibilités. Avec la visio, vous lui laissez la liberté de son lieu de rendez-vous, tandis que vous optimisez l’accueil de votre cabinet en répartissant mieux les arrivées dans votre salle d’attente. La visioconférence est également un canal de communication supplémentaire proposé au prospect pour encourager une première prise de contact. 

Synchronisation de votre agenda

La gestion du planning est une tâche qui peut être complexe et chronophage. Avec la prise de rendez-vous en ligne, votre agenda se met à jour régulièrement en fonction de vos disponibilités. Le client peut lui-même annuler ou modifier son RDV. 

Soulager votre secrétariat 

En déchargeant votre secrétariat du standard téléphonique, vous lui permettez de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi des dossiers…. De même en lui évitant de gérer les arrivées dans votre cabinet, vous lui libérez plus de temps de travail.  

Enrichir votre gestion de la relation client 

Avec la prise de rendez-vous en ligne, vous transformez la relation client, tout en vous constituant une base de données qualifiées à partir des coordonnées laissées par vos clients, des historiques de rendez-vous (typologie de rendez-vous, domaine d’intervention, créneaux horaires). 

Et Meet laW ? 

Inspirée des dispositifs du monde de la santé, Meet laW est une solution de prise de rendez-vous en ligne avec un avocat.  

Elle offre tous les avantages de la prise de rendez-vous en ligne, avec l’intégration de la visioconférence et du pré-paiement des RDV.

Meet laW permet de :

•    réduire de 30 % le temps de gestion de votre secrétariat
•    paramétrer vos types de rendez-vous (suivi, nouveau dossier, durée de rendez-vous)
•    paramétrer le rappel du rendez-vous au client par mail et SMS (12h avant, 24h avant, 36h avant…) 
•    assurer le pré-paiement vos rendez-vous 
•    d’assurer vos rendez-vous en visioconférence grâce à un lien envoyé au client
•    d’optimiser la gestion de votre calendrier avec la synchronisation avec votre agenda métier
•    de figurer dans un annuaire d’avocats classé en fonction de votre ville / département d’exercice, votre domaine d’intervention, et ainsi gagné en visibilité… 

Découvrez Meet laW 

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